海林市档案局关于做好2017年度文件材料收集归档工作的通知
海档发[2018]7号
作者:档案局 来源: 档案局 更新时间:2018-03-09

市直机关各部门、中省直各单位:

为加强机关档案管理工作,提高文件材料归档质量,促进各单位档案工作的规范化、标准化,更好地服务于我市的经济社会发展,根据《中华人民共和国档案法》、《黑龙江省档案管理条例》有关规定,现将2017年度文件材料的收集归档工作有关事项通知如下:

一、整理归档范围

归档单位在2017年度职能活动中形成的、已办理完毕的、应作为档案保存的文件材料,重点是纸质文件材料。

二、整理归档标准

(—)纸质文件材料按2015年新修订的《归档文件整理规则》(下称新归则)的标准和要求进行整理。

(二)电子文件按《电子文件归档与管理规范》、《电子公文归档暂行办法》的标准和要求整理。

(三)基建、会计、业务、声像、实物、科技等档案材料,按相关规范和标准整理。

(四)文件归档完毕后,档案装具必须符合国家档案装具标准,达到档案保护要求。

三、整理归档要求及安排

一是各单位应及时安排专(兼)职档案员按照本单位的《文件材料归档范围和档案保管期限表》进行文件材料收集,保证文件材料收集齐全、准确、完整;要求文件材料不存在重份、多份情况,不存在不应收而仍被收集占用档案管理资源情况。

二是收集工作完成之后,各单位应给予本单位专(兼)职档案员2个工作日的专门时间,携带收集好的文件材料按照《归档工作日程安排》(见附件1)到档案局进行现场归档操作,熟悉掌握《新归则》整个归档流程,为今后档案信息化工作顺利推进打好坚实基础。

三是各单位专(兼)职档案员到档案局完成现场归档操作后,应及时编制归档文件目录并在归档日之后1个月内将目录报送至档案管理股。

四是各单位应于2018年6月30日前完成年度文件材料的立卷归档工作,如期限内不能按时完成的由单位出具《未及时归档的情况说明》(见附件2),说明未能及时归档的原由,并给出归档日期,承诺归档时限。

    四、注意事项

1.各单位专(兼)职档案员如不能按照《归档工作日程安排》到档案局进行现场归档,应及时与我局业务指导人员联系沟通,商定提前归档或者延后归档。

2.市直机关各基层单位(驻海林镇的)参照此通知执行,请主动与我局业务指导人员联系;市直机关各基层单位(不驻海林镇的)及各镇政府归档工作安排另行通知。

3.档案进馆单位必须严格保证归档质量,如有通知内容外的其他情况也请及时与我们联系。

五、检查验收

市档案局将视各单位归档质量情况,于下半年抽查部分单位,检查通知到时下发。对不及时归档和归档不规范的单位要求限期整改,到期整改还不合格的单位,市档案局将对其下达整改通知书,整改不到位的单位将在全市予以通报。请各单位要高度重视此项工作,认真做好档案年度归档工作。

在年度归档工作中有何问题,请及时与市档案局联系。业务指导股联系人:于飞,电话15604630346;档案管理股联系人:姜晓东,电话18645394822。

附件1:归档工作日程安排

附件2:未及时归档的情况说明

 

 

                                  海林市档案局 

                             20183月6日

 

 

 

 

 

 

 

 

 

归档工作日程安排

 

时间

归档单位

备注

3月12日-16日

 房屋征收办信访局、纪检委

 

3月19日-23日

 安监局、教体局、民宗局、卫计局机关、市委政法委

 

3月26日-30日

 科协旅游局国税局水务局水能办

 

4月2日-4日

 环保局物价局、就业局

 

4月9日-13日

 民政局工信局政协办、文化馆总工会

 

4月16日-20日

 文广新局法院检察院交通局编办

 

4月23日-27日

 机关工委国土局粮食局住建局医保局

 

5月2日-4日

 商务局统计局移民办

 

5月7日-11日

 房产办农业执法局体育馆、市监局、司法局

 

5月14日-18日

 林业局机关、审计局农业局机关、城管局、气象局

 

5月21日-25日

 农机局、团市委、烟厂、地税局、安监局

 

5月28日-30日

 规划局、组织部、宣传部、统战部、

 

6月4日-8日

 畜牧局、残联、经合局、机关事务局、城区街道办机关

 

6月11日-15日

 财政局、卫校、卫生监督局、供销联社

 

6月19日-22日

 人大办、工商联、市妇联、老干部局、党校

 

6月25日-29日

 市委办、政府办、开发区、人社局、发改局

 

 

 

未及时归档的情况说明

 

 

XX……(单位名称)已收悉《关于做好2017年度文件材料收集归档工作的通知》(海档发[2018]7号),在归档期限内(2018年6月30日前),由于……原因,未能按照通知要求安排档案员到档案局进行文件材料归档,现承诺于XX月XX日前完成2017年度文件材料归档工作。

特此说明

 

 

                  主管领导签字:

                         

                     档案员签字:

 

                   XX年XX日XX

 

附件下载:

关于做好2017年度收集归档通知.doc

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